tirsdag 2. juni 2009

Møteproblematikk

Fra en større underliggende etat har vi hørt at det går rykter om at det i den sentrale forvaltningen ikke bare er å sende ut et varsel om et møte. Nei, det sies at man må veie sine ord og begreper nøye før de plasseres i Outlook.

Hva slags posisjon må man for eksempel ha for å kunne innkalle til et møte? Ryktet tilsier at dersom man ikke har en ledende sådan, bør man holde seg til å invitere til et møte.

Selv har vi aldri tenkt på denne problematikken. Kan hende bunner det i at vi ubevisst alltid har benyttet korrekte begreper for vår stand. Ved neste lignende øvelse i Outlook skal vi imidlertid være ekstra påpasselige.

5 kommentarer:

fru Storlien sa...

jeg synes jo det er mye hyggeligere å bli invitert enn innkalt, sistnevnte gir mer assosiasjoner til kjeft på rektors kontor og tannlegetimer.

Anonym sa...

Man skal ikke invitere til møte. Ved å skrive 'invitere' isteden for 'innkalle' så kan mottakeren velge å ikke komme. Hvis man avholder møter hvor deltakerne ikke trenger å dukke opp så kan ikke møtet være særlig viktig heller. Uviktige møter er det verste jeg vet, da er det bedre å kansellere hele møtet.

I outlook finnes innkallingsformen 'frivillig', den bruker jeg hyppig. Andre blir innkalt.

Men jeg serverer boller, frukt og kaffe selvsagt, da blir alle så lette å ha med å gjøre.

Forøvrig bistår jeg gjerne med erfaringsutveksling på møtekultur da møter er en kjent og kjær arbeidsform her i En Annen Offentlig Institusjon. -Anonym

Fra kontorfronten sa...

Fru Storlien: Men det er kanskje greit å innkalle til møter man allerede har avtalt på forhånd? "som avtalt innkaller vi til et møte...". Invitasjoner bør jo komme som en hyggelig overraskelse. Slik som møter jo gjerne er?

Anonym: Du har et poengn når du nevner dette med frivillighet og obligatorisk deltakelse. Der har Outlook en særdeles fin funksjon.

Men vil en erfaringsutveksling om møtekultur i ulike offentlige etater være et tema viktig nok til å avholde et møte om saken?

Anonym sa...

Det er klart at tematikken er såpass viktig at et møte om erfaringsutveksling hadde vært på sin plass.

Kontorfronten hadde vært obligatorisk deltaker. Ikke frivillig.

-Anonym

Fra kontorfronten sa...

Da snakker vi innkalling og ikke invitasjon. Vi har lært nå!